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Das Unternehmenskonto – endlich ante portas?
Die Grundsteuer sorgte für Aufregung und Unmut. Bereits 2018 hatte das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) verfügt, dass sie neu geordnet werden müsse. Immerhin weitere vier Jahre wurden seitens der Gesetzgebung darauf verwendet, um ein Gesetz zu formulieren, das zig Millionen in Deutschland verpflichtete, die neueren Daten innerhalb von vier Monaten, bis zum 31.10.2022, grundsätzlich elektronisch(!) einzureichen. Mal ganz davon abgesehen, dass nicht nur Unternehmen und Freiberufler,1 also auch Steuerberater, sondern ebenso die Finanzverwaltung unter dem Fachkräftemangel leiden, war aufgrund der nicht durchgängigen Digitalisierung der Behörden, das Abgabedatum von vielen – nicht ganz zu Unrecht – eher als „Wunschtermin“, denn als Fristende interpretiert worden. Die Aufregung resultierte aus dem „grundsätzlich elektronisch“, wobei die meisten sich nicht darüber im Klaren waren, dass jeder Grundsatz auch Ausnahmen impliziert – so auch bei der Grundsteuer. Was die meisten aber viel mehr echauffierte und für breiten Unmut sorgte, war der „Verdacht“, die Arbeit des Fiskus aufgebürdet zu bekommen, denn die „Daten liegen doch schon allesamt vor“. Dies ist zweifelsfrei richtig, fraglich war und ist nur wo und in welcher Form.
Diese Problematik kennen natürlich auch die Ämter in Deutschland, darunter auch die Finanzbehörden. Die digitale Beantragung, Bearbeitung und Erbringung von staatlichen Leistungen müsse auf hohem Niveau überall in Deutschland zum Standard werden. Das ist nicht nur wünschenswert, sondern zunehmend notwendig. Denn jedes einzelne Unternehmen in Deutschland hat im Jahr durchschnittlich 130 freiwillige oder unfreiwillige Kontakte zu Bundes-, Landes-, Kreis- oder Kommunalbehörden jedweder Art. Dabei müssen Angaben häufig wiederholt und selbst beim Kontakt mit derselben Behörde häufig erneut gemacht werden. Das bindet Ressourcen, kostet – auf beiden Seiten – Nerven und ist fehleranfällig. Viele Unternehmen warten deshalb schon lange auf digitale Lösungen, um Anträge einfach, schnell und in allen Bundesländern gleich abwickeln zu können und Bescheide ebenso zu erhalten.
Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) – mit vollem Namen: „Gesetz zur Einführung und Verwendung einer Identifikationsnummer in der öffentlichen Verwaltung und zur Änderung weiterer Gesetze (Registermodernisierungsgesetz“ – vom 28. März 2021 (BGBl. I S. 591), das zuletzt durch Artikel 11 des Gesetzes vom 09. Juli 2021 (BGBl. I S. 2467) geändert worden ist, ebnete – trotz der nach wie vor bestehenden Bedenken bezüglich des Datenschutzes – den Weg zur Digitalisierung weiterer Verwaltungsleistungen. Als „Meilenstein“ auf dem Weg in die flächendeckende Digitalisierung bezeichnete das Bundesministerium für Inneres und Heimat das im August 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG). Bund, Länder und Kommunen wurden verpflichtet, bis zum 31.12.2022 alle Behördenleistungen auch elektronisch anzubieten. Die bereits seit 2007 existente steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID) soll als unveränderbares Zuordnungsmerkmal für jeden einzelnen Bürger und für jedes einzelne Unternehmen, gleichgültig welcher Rechtsform, genutzt werden.
Allerdings war auch dem Ministerium bereits bei Inkrafttreten des Onlinezugangsgesetzes (OZG) im Jahr 2017 klar, dass die Verwaltung Ende 2022 nicht „fertig digitalisiert“ sein würde. Es sah das OZG eher als „Startschuss“ für einen nachhaltigen Wandel der öffentlichen Verwaltung und eine wichtige Weichenstellung für die zukünftige Digitalisierungsarbeit an.
Nunmehr gibt es bereits einen Gesetzesentwurf für das OZG 2.0 (OZG-Änderungsgesetz), mit dem der Erfüllungsaufwand für die Wirtschaft um jährlich um 60,3 Millionen Euro, der für die Verwaltung um 75,5 Millionen Euro sinken soll.
1 In dieser Publikation wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit in der Regel das generische Maskulinum verwendet. Die verwendete Sprachform bezieht sich auf alle Menschen, hat ausschließlich redaktionelle Gründe und ist wert-neutral.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG)
ELSTER als Basis für Unternehmenskonto
Das Unternehmenskonto basiert auf der ELSTER-Technologie. ELSTER, die bereits seit 1996 existierende „Elektronische Steuererklärung“, kennen praktisch alle Unternehmen, denn sie geben schon seit Jahren Steuerabschlüsse und -erklärungen über ELSTER ab. Das Verfahren ist also erprobt. Über das Unternehmerkonto können sich Unternehmen mit Hilfe von ELSTER-Zertifikaten in Zukunft – nicht nur bei den Finanzämtern, sondern auch allen anderen Behörden – bei Online-Diensten anmelden, Anträge authentifiziert ausfüllen und digital versenden sowie Bescheide der angebundenen Verwaltungsleistungen über ein zentrales Postfach empfangen.
In der Startphase wird das Unternehmenskonto für Verwaltungsleistungen in Bayern, Bremen, Nordrhein-Westfalen und für ausgewählte Onlinedienste des Bundes genutzt. Piloten im Bund sind das Umweltbundesamt mit dem Register des nationalen Emissionshandels und das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie mit seinen Flaggenzertifikaten.
Das Organisationskonto im Nutzerkonto Bund wurde zugunsten des einheitlichen ELSTER-Unternehmenskontos abgeschaltet.
Ziel war es, das einheitliche Unternehmenskonto bis Ende 2022 bundesweit als zentralen Einstiegs-punkt zu etablieren. Deshalb sollten sukzessive alle wirtschaftsbezogenen Fachverfahren in Deutschland angebunden werden. Bis Dezember 2021 wurden insgesamt 575 zu digitalisierende Verwaltungsleistungen, die sogenannten OZG-Leistungen, identifiziert, die bis Ende 2022 umgesetzt hätten werden müssen. Gewisse Zweifel, die nicht nur, aber auch Corona-bedingt sind, an diesem gesetzten zeitlichen Ziel, durften und dürfen – leider immer noch – gehegt werden.
Im Umsetzungskatalog sind die OZG-Leistungen gebündelt in
- 35 Lebenslagen,
- 17 Unternehmenslagen und
- 14 übergeordneten Themenfeldern,
wie beispielsweise „Unternehmensführung & -entwicklung“.
Verwaltungsdaten können mit der veränderungsresistenten SteuerID der richtigen Person und dem richtigen Unternehmen zugeordnet werden. Es gilt das Prinzip „Once-Only“, also der „Nur-Einmal-Grundsatz“. Angaben und Nachweise, die bereits in Registern gespeichert sind, müssen also nicht immer wieder neu vorgelegt werden.
Kontinuierliche Weiterentwicklung des OZG-Umsetzungskatalogs
Der OZG-Umsetzungskatalog soll auf Grundlage neuer Erkenntnisse oder Rahmenbedingungen (etwa Gesetzesänderungen) durch das Bundesministerium des Inneren (BMI) kontinuierlich fortentwickelt werden. Allerdings wird schon jetzt konzediert, dass angesichts der Vielzahl von Verwaltungsleistungen und des stark verteilten Vollzugs, möglicherweise „nicht alle Leistungen im Detail abschließend“ enthalten sind.
Der Gesetzentwurf zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG 2.0)
Die im Entwurf des OZG-Änderungsgesetz (OZGÄndG) vom 24.05.2023 vorgeschlagenen Änderungen sollen die Umsetzung des OZG erleichtern und erkannte Hürden beseitigen:
- Der Bund stellt zentrale Basisdienste bereit, u. a. ein Bürgerkonto mit Postfach (BundID). Damit kann man sich deutschlandweit für elektronische Verwaltungsleistungen von Bund und Ländern identifizieren. Alles, was man für die Anmeldung mit dem Bund-ID-Konto benötigt, ist die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises (eID). Dadurch wird der bisher analoge Antrag mit Unterschrift ersetzt. Obwohl mehr als 60 Millionen Deutsche einen elektronischen Personalausweis besitzen, haben bislang nur sehr Wenige die eID – im Gegensatz zu anderen Ländern wie beispielsweise Frankreich, Italien, Österreich oder Dänemark (https://www.bit-kom.org/sites/main/files/2022-06/08.06.22_Marktstudie_eIDAS_Summit.pdf, 2021). Einer der Gründe für die Zögerlichkeit ist, dass es an relevanten Anwendungsmöglichkeiten mangelt. In vielen Bundesländern und Gemeinden ist der persönliche Behördengang immer noch Standard. Dies will eine interministerielle Arbeitsgruppe (Das GovLabDE; https://digitalstrategie-deutsch-land.de/digitale-identitaeten/;2023) ändern.
- Auch Unternehmen können zukünftig alle Anträge über ihr zentrales Organisationskonto stellen. Das Organisationskonto wird für alle öffentliche Stellen, die digitale Verwaltungsleistungen im Portalverbund anbieten, verpflichtend. Mit Inkrafttreten des OZG-Änderungsgesetzes können unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen spätestens nach fünf Jahren sogar nur noch ausschließlich elektronisch über den Portalverbund angeboten werden.
- „Abschaffung“ der Schriftform für die digitale Abwicklung von Onlinediensten.
- Die Datenschutzregelungen für Onlinedienste sind nach dem „Einer-für-Alle“-Prinzip (EfA) geregelt. Das heißt, dass die Datenschutzbehörde des Landes zuständig ist, das den Onlinedienst für alle Länder bereitstellt.
- Barrierefreiheit wird verbindlich.
- Die Regelung des „Once-Only“-Gedankens ist durch eine Generalklausel sichergestellt: Nachweise für einen Antrag – wie z. B. eine Geburtsurkunde – können auf elektronischem Wege bei den zuständigen Behörden und Registern mit Einverständnis des Antragstellers abgerufen werden.
- Der Bund legt wesentliche Verwaltungsleistungen auf Bundesebene fest, die in den kommen-den fünf Jahren Ende-zu-Ende digitalisiert werden. Dadurch kann der Prozess von der Antragstellung bis zur Antwort der Behörde in elektronischer Form erfolgen. Der Gesetzentwurf enthält auch eine Verordnungsermächtigung (mit Zustimmung des Bundesrats), um die Ende-zu-Ende Digitalisierung für Verwaltungsleistungen festzulegen, die der Ausführung von Bundesgesetzen dienen.
- Die Standards und Schnittstellen für IT-Komponenten sollen an zentraler Stelle durch das BMI dokumentiert und veröffentlicht werden.
- Es ist eine „Digital-Only“-Regelung für Unternehmensleistungen nach spätestens fünf Jahren vorgesehen.
Wichtig:
Mit Beschluss vom 07.07.2023 hatte der Bundesrat zu dem Gesetzentwurf des OZGÄndG Stellung genommen. Er unterstützt die grundsätzliche Zielsetzung des Gesetzentwurfs, äußerte aber gleichzeitig Änderungs- und Prüfbedarfe. Am 23.08.2023 erfolgte die Gegenäußerung der Bundesregierung. Den Vorschlägen werde zugestimmt, soweit sie den Gesetzentwurf sinnvoll konkretisieren und ergänzen sowie dem Regelungszweck nicht entgegenstehen. Einige der Bundesratsvorschläge erfordern weitere Prüfungen und Abstimmungen und sind im Rahmen des weiteren Gesetzgebungsverfahrens zu klären.
Eine bessere Beratung bei der Nutzung von digitalen Angeboten soll die in fast allen Bundesländern verfügbare Behördenrufnummer 115 bieten, indem dort ein Beratungsangebot für staatliche Onlinedienste bereitgestellt wird. Dafür schafft das OZG-Änderungsgesetz die datenschutzrechtlichen Grundlagen für die Übermittlung personenbezogener Daten. Dazu muss die Leistungsdigitalisierung selbst entbürokratisiert werden.
Wichtig:
Der Gesetzentwurf zum OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0) sieht zwar keine konkrete Frist für die Umsetzung vor, bis spätestens 2024 sollen allerdings 15 besonders wichtige Verwaltungsleistungen deutschlandweit medienbruchfrei digital beantragen können. Es wird also am Ziel „breites digitales Online-Angebot“ festgehalten. Dieses und auch das nächste Jahr will die Bundesregierung nach eigenen Angaben die Länder und ihre Kommunen besonders bei der flächendeckenden und vollständig digitalen Umsetzung dieser 15 Leistungen unterstützen.
Mit Inkrafttreten des OZG 2.0 sollen außerdem alle Verwaltungsleistungen für Unternehmen spätestens nach fünf Jahren ausschließlich elektronisch über den Portalverbund angeboten werden.
Modularer Aufbau des einheitlichen Unternehmenskontos
Das Unternehmenskonto ist modular aufgebaut. Für jedes Unternehmen können bis zu 200 Konten für Mitarbeiter eingerichtet werden, um die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden sowie Behörden und Unternehmen, also in „beide Richtungen“, schnell und einfach sowie ohne fehlerbehaftete Medienbrüche zu ermöglichen.
Die Lösungen, die es bereits auf Bundes- und Länderebenen gibt, können in verschiedener Form an die ELSTER-Lösung angeschlossen werden, etwa durch Schnittstellen zwischen ELSTER und Fachverfahren, Verlinkungen von ELSTER in ein Landesportal oder die Integration der ELSTER-Schnittstelle in ein vorhandenes Landeskonto.
Datenschutzcockpit zur Datensicherung
Um den Datenschutzbedenken Rechnung zu tragen, setzt die Regierung auf Transparenz: Mit der sukzessiven Einführung der SteuerID als eineindeutiges Zuordnungsmerkmal soll ebenfalls schrittweise ein „Datenschutzcockpit“ eingeführt werden, mit dem jeder Interessierte von einem beliebig wählbaren Internetzugang aus überprüfen kann, welche seiner Daten auf Grundlage der Steuer-ID zwischen öffentlichen Stellen ausgetauscht wurden. Damit hat jeder zu jeder Zeit die Hoheit über seine persönlichen Daten.
Kein automatisches Zugriffsrecht auf Steuerdaten
Das Aufsetzen der Personen-Identifikation auf der Steuer-ID bedeutet nicht, dass irgendwelche an-deren Behörden oder Stellen das Recht oder die Möglichkeit hätten, auf die jeweiligen Steuerdaten eben dieser Person zuzugreifen.
Die Rechtsgrundlage der Steuer-ID
Rechtsgrundlage für die einheitliche Steuer-ID sind die Paragrafen 139a bis 139d Abgabenordnung (AO). Sie regeln die Vergabe des Identifikationsmerkmals für jeden registrierten Bürger und Unternehmen. Für das Besteuerungsverfahren sind folgende Identifikationsmerkmale vorgesehen:
- für alle(!) natürlichen Personen, also auch Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler, eine persönliche steuerliche Identifikationsnummer (§ 139b Abgabenordnung/AO),
- für wirtschaftlich tätige natürliche Personen, also Einzelunternehmer, (Solo-)Selbstständige und Freiberufler, juristische Personen, also beispielsweise GmbHs oder haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften oder Aktiengesellschaften, und Personenvereinigungen, also beispielsweise Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), offene Handelsgesellschaften (OHG) oder Kommanditgesellschaften (KG), die steuerliche Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO).
Die „Doppelung“ von persönlichen Steuer-Identifikationsnummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer für natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind, ist notwendig, um so die freiberufliche oder betriebliche Sphäre „sauber“ und nachvollziehbar vom privaten Bereich trennen zu können.
Basis steuerliche Wirtschafts-Identifikationsnummer
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO wird – rechtzeitige Verfügbarkeit vorausgesetzt – die Basis für eine neue bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer für Unternehmen werden, um den bisherigen „Daten-Wildwuchs“ einzudämmen und Bürokratie sowie fehleranfällige Doppel- und Dreifacherfassungen abzubauen. Das „Gesetz zur Errichtung und Führung eines Registers über Unternehmensbasisdaten und zur Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer für Unternehmen und zur Änderung weiterer Gesetze“ vom 09.07.2021 (BGBl 2021 I S. 2506) erlaubt die zentrale Speicherung aktueller und konsistenter Stammdaten zu Unternehmen einschließlich der von den verschiedenen Registern vergebenen Identifikatoren. Geführt werden wird dieses zentrale Register beim Bundesamt für Statistik.
Aufbau der Wirtschafts-Identifikationsnummer
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer beginnt mit den Buchstaben „DE“, dem Länderkennzeichen. Es folgen neun Ziffern. Damit entspricht sie in ihrer Form der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer hängt sachlich und zeitlich von der Vergabe der Steuer-ID ab, d. h., erst nachdem allen natürlichen Personen eine Identifikationsnummer zugewiesen wurde, sollte deren Vergabe erfolgen. Ein Antrag des Unternehmens auf Vergabe ist nicht erforderlich. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO) als ein eindeutiges und dauerhaftes Identifikationsmerkmal für Steuerzwecke bei wirtschaftlich Tätigen sollte eigentlich bereits vom BZSt auf Antrag der zuständigen Finanzbehörde vergeben und dem wirtschaftlich Tätigen mitgeteilt werden.
Auch wenn ein Unternehmen seinen Sitz verlegt, bleibt die Wirtschafts-Identifikationsnummer unverändert.
Allerdings wird aktuell (Stand August 2023) die Wirtschafts-Identifikationsnummern wegen der Komplexität der Materie und der Vielzahl der zu beteiligenden Gremien noch nicht erteilt.
Wichtig:
Sofern ein Gesetz die Angabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer vorsieht, können Sie dieser Aufforderung natürlich (noch) nicht nachkommen, sondern müssen abwarten, bis sie Ihnen mitgeteilt wurde. Das Bundesfinanzministerium will die Öffentlichkeit rechtzeitig darüber informieren, wann das der Fall sein wird. Das Basisregister soll zum 01.01.2024 betriebsreif sein.
Wichtig:
Für diejenigen Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind oder freiwillig zur Umsatzsteuer optiert haben, sollte die Wirtschafts-Identifikationsnummer eigentlich auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ersetzen. Da die Wirtschafts-Identifikationsnummer aktuell aber noch nicht erteilt wird, wird es auch kein einseitig deutsches Ausscheren aus den USt-IdNr.-Kennungen geben. Es ist deshalb unbedingt anzuraten, die USt-IdNr. in den Rechnungen, in denen Umsatzsteuer ausgewiesen wird und die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen, anzugeben.
Gespeicherte Daten
Beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) werden folgende Daten gespeichert:
▪ Daten, die für die Identifikation eines Unternehmens erforderlich sind,
▪ und die zuständige Finanzbehörde.
Bei der Wirtschafts-Identifikationsnummer wird unterschieden, ob es sich um natürliche Personen, die wirtschaftlich, also gewerblich oder freiberuflich, tätig sind, oder um Personenvereinigungen, beispielsweise OHG oder KG, oder um Kapitalgesellschaften, beispielsweise GmbH, haftungsbeschränke UG oder AG, handelt.
Zu natürlichen Personen, die wirtschaftlich tätig sind (Einzelunternehmer, Selbstständige, Freiberufler), speichert das BZSt neben der Wirtschafts-Identifikationsnummer
- die persönliche Steuer-ID,
- die Firma (§§ 17ff. HGB) oder der Name des Unternehmens, frühere Firmennamen oder Namen des Unternehmens,
- Rechtsform,
- Wirtschaftszweignummer,
- den amtlichen Gemeindeschlüssel,
- Anschrift des Unternehmens,
- Firmensitz,
- Handelsregistereintrag (Registergericht, Datum und Nummer der Eintragung),
- Datum der Betriebseröffnung oder Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeit,
- Datum der Betriebseinstellung oder Zeitpunkt der Beendigung der Tätigkeit,
- zuständige Finanzbehörden und Angaben zu verbundenen Unternehmen.
Wichtig:
Nach Abs. 5a des § 139c AO wird bei jedem wirtschaftlich Tätigen die Wirtschafts-Identifikationsnummer für jede einzelne seiner wirtschaftlichen Tätigkeiten, jeden seiner Betriebe sowie für jede seiner Betriebsstätten um ein 5-stelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt, so dass die Tätigkeiten, Betriebe und Betriebsstätten des wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungsverfahren eindeutig identifiziert werden können. Das Bundeszentralamt für Steuern speichert zu den einzelnen wirtschaftlichen Tätigkeiten, den einzelnen Betrieben sowie den einzelnen Betriebsstätten des wirtschaftlich Tätigen zusätzlich zu den oben genannten Daten auch die Unterscheidungsmerkmale.
Zu juristischen Personen speichert das BZSt neben der Wirtschafts-Identifikationsnummer
- die Identifikationsmerkmale der gesetzlichen Vertreter,
- die Firma (§§ 17ff HGB),
- frühere Firmennamen,
- Rechtsform,
- Wirtschaftszweignummer,
- den amtlichen Gemeindeschlüssel,
- Sitz (insbesondere Ort der Geschäftsleitung),
- Datum der Gründung,
- Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregistereintrag (Registergericht, Datum und Nummer der Eintragung),
- Datum der Betriebseröffnung oder Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeit,
- Datum der Betriebseinstellung oder Zeitpunkt der Beendigung der Tätigkeit,
- Zeitpunkt der Auflösung,
- Datum der Löschung im Register,
- verbundene Unternehmen,
- zuständige Finanzbehörden sowie
- die Unterscheidungsmerkmale, sofern mehrere Kapitalgesellschaften geführt werden.
Zu Personenvereinigungen werden neben der Wirtschaftsidentifikationsnummer gespeichert
- die Identifikationsmerkmale der gesetzlichen Vertreter
- die Identifikationsmerkmale der Beteiligten,
- Firma (§§ 17ff. HGB) oder der Name der Personenvereinigung,
- frühere Firmennamen oder Namen der Personenvereinigung,
- Rechtsform,
- Wirtschaftszweignummer,
- der amtliche Gemeindeschlüssel,
- Sitz (insbesondere Ort der Geschäftsleitung),
- Datum des Gesellschaftsvertrags,
- Handels- oder Partnerschaftsregistereintrag (Registergericht, Datum und Nummer der Eintragung),
- Datum der Betriebseröffnung oder Zeitpunkt der Aufnahme der Tätigkeit,
- Datum der Betriebseinstellung oder Zeitpunkt der Beendigung der Tätigkeit,
- Zeitpunkt der Auflösung,
- Zeitpunkt der Beendigung,
- Datum der Löschung im Register,
- verbundene Unternehmen,
- zuständige Finanzbehörden sowie
- Unterscheidungsmerkmale, wenn mehrere Personenvereinigungen denselben Unternehmern zuzuordnen sind.