Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Zum Jahresbeginn stellt sich jährlich die Frage, welche Unterlagen entsorgt werden können und welche aufbewahrt werden müssen. Die Situation wird insbesondere dadurch erschwert, dass sich eine Vielzahl (> 1.400) an Aufbewahrungspflichten aus unterschiedlichen Gesetzen ergibt. Die gesetzlichen Vorgaben sind somit selbst für erfahrene Unternehmer1 und Privatleute nicht auf Anhieb zu durchschauen.
Aufzubewahren sind immer die Originalunterlagen. Dazu zählen unter anderem alle Handels- und Geschäftsbriefe. Darunter fallen auch geschäftliche E-Mails und regelmäßig deren Anhänge, sofern die E-Mail nicht aus sich heraus verständlich oder die E-Mail allein für die erforderlichen Dokumentationszwecke unzureichend ist.
Grundsätzlich ist die Wahl des Speichermediums freigestellt. Es soll allerdings immer darauf geachtet werden, dass die archivierten Unterlagen stets lesbar und verarbeitungsfähig sein müssen. Dies gilt insbesondere für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Außenprüfungen. Ferner ist dafür Sorge zu tragen, dass die dafür verwendete Hard- und Software funktionsfähig bleibt. Der Handel bietet offene Dateiformate an, z. B. PDF, die speziell für Archivierungszwecke entwickelte Variante PDF/A, aber auch GIF oder JPEG. Besonderes Augenmerk ist zu richten auf:
- die Grundsätze zur Aufbewahrung von Büchern,
- die Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und
- das Ermöglichen des Datenzugriff (GoBD).
Diese Grundsätze werden regelmäßig durch BMF-Schreiben aktualisiert. Somit muss jährlich geprüft werden, inwieweit Anpassungen an die Datenhaltung erforderlich sind, um die Außenprüfungen zu ermöglichen. Auch die Gesetzgebung gilt es im Blick zu behalten. Manchmal verstecken sich in (vermeintlich) bekannten Gesetzen Vorschriften, die sich auf die Aufbewahrung von Unterlagen auswirken. So enthält das Konjunkturpaket, mit welchem vom 01.07.2020 bis in der Regel 31.12.2020 die MwSt. vorübergehend gesenkt wurde, eine Regelung, die sich erheblich auf die Aufbewahrung von steuerlichen Dokumenten auswirkt. Mit dem neu eingeführten Abs. 3 in § 376 AO wurde die Strafverfolgung für besonders schwere Steuerhinterziehung auf das 2,5-fache der Strafverfolgung bei schwerer Steuerhinterziehung erhöht. Seit 01.01.2024 bedeutet das, abhängig vom Erfolgseintritt (§ 376 Abs. 3 Satz 2 AO i. V. m. § 78a S. 2 StGB), eine mögliche Strafverfolgung von 37,5 Jahren. Entsprechend verlängert sich aufgrund des § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 und Satz 2 AO die Aufbewahrungsfrist aufgrund der Ablaufhemmung auf 47,5 Jahre.
Sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz müssen deshalb ggf. Aufbewahrungsrückstellungen gebildet werden (§§ 249 Abs. 1 i. V. m. 253 Abs. 1 Satz 2 HGB bzw. aufgrund der Maßgeblichkeit des Handels für die Steuerbilanz gem. § 4 Abs. 1, § 5 EStG).
Schwierigkeiten bereiten nicht nur die Vielzahl von Aufbewahrungspflichten, die überwiegend gesetzlich geregelt sind, sondern auch jene, die sich aus Urteilen ergeben.
Darüber hinaus können sich für ein und dasselbe Dokument aufgrund von (teilweise zukünftigen) Ereignissen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen ergeben.
So muss z. B. bei Abmahnungen differenziert werden, ob ein Arbeitsverhältnis noch besteht oder bereits beendet wurde. Besteht das Arbeitsverhältnis noch, muss die Abmahnung am Ende des dritten Jahres vernichtet werden, nachdem sie ausgesprochen wurde. Ausnahmsweise darf der Arbeitgeber die Abmahnung weiterhin verarbeiten, wenn er triftige, nachvollziehbar dokumentierte Gründe hat, die Abmahnung weiterhin aufzubewahren (vgl. BAG-Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11).
Wurde das Arbeitsverhältnis dagegen beendet, so muss die Abmahnung grundsätzlich sechs Monate nach Ende der Beschäftigung gelöscht werden (vgl. § 25 AGG), es sei denn, die Abmahnung ist Gegenstand einer Kündigungsschutzklage. Als Beweismittel ist sie beim Arbeitgeber am Ende des 6. Jahres zu löschen (vernichten), das dem Jahr folgt, in dem das Endurteil ergangen ist.
Bedenkt man, dass die Range an Aufbewahrungsfristen von 3 Tagen (für Videoaufzeichnungen) bis 130 Jahre (für Gerichtsakten aus Familien- und Erbrecht sowie in Strafsachen bei Staatsanwaltschaft und Strafgericht) reichen, erkennt man zusätzlich, dass die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen einen hohen Aufwand bedeutet.
Die Vielzahl an Aufbewahrungspflichten, die breite Range an Aufbewahrungsfristen und der Um-stand, dass ein Fristbeginn von zukünftigen Ereignissen abhängen kann, zeigt, dass ohne detailliertes Löschkonzept, nicht ordnungsgemäß gelöscht werden kann. Dabei muss man sich auch Gedanken darüber machen, wann personenbezogene Daten oder Dokumente zu löschen sind, wenn es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt.
Hinweis:
Jedes Unternehmen benötigt ein individuelles Löschkonzept, aus dem hervorgeht, wann welche Daten gelöscht werden bzw. wurden oder warum Daten nicht gelöscht wurden, obwohl Aufbewahrungs- und Löschfrist bereits abgelaufen waren (Art. 5 Abs. 2 i. V. m. Art. 17 DSGVO). Alles muss nachvollziehbar begründet und dokumentiert sein. Das Löschkonzept muss darüber hinaus regelmäßig auf seine Aktualität hin überprüft werden.
Die vorliegende Mandanteninformation soll als Wegweiser durch diesen „Dschungel“ fungieren, in-dem sie die für Unternehmer wichtigsten Aufbewahrungspflichten und die derzeit geltenden jeweiligen Aufbewahrungsfristen aufzeigt, aber auch Empfehlungen für die Archivierung von Privatunterlagen gibt.
Aufbewahrungspflichten und -fristen im Überblick
Die folgende Übersicht gibt einen Überblick über die sich aus verschiedenen Gesetzen ergebenden Aufbewahrungspflichten mit den entsprechenden Aufbewahrungsfristen.
Aufbewahrungsfrist nach §§ 147, § 147a AO und § 146a AO
Nach § 147 Abs. 1 AO müssen Gewerbetreibende und Freiberufler zahlreiche Unterlagen geordnet aufbewahren. Dabei ist zwischen einer sechs-, acht- und einer zehnjährigen Archivierungspflicht zu unterscheiden:
| Aufbewahrungsfrist (soweit andere Steuergesetze keine kürzere oder längere Frist vorsehen) | Unterlagen |
| Zehn Jahre: |
|
| Acht Jahre: | Rechnungen (VORSICHT) |
| Sechs Jahre: |
|
Die Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das konkrete Dokument entstanden ist.
Entstehen im Laufe der Zeit mehrere Dokumente, die zusammengehören (z. B. Angebot, Lieferschein, Rechnung) kann es sein, dass für den Fristbeginn das Dokument maßgeblich ist, das zuletzt entstanden ist. Widerruft beispielsweise eine Person (Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO) eine einmal gemäß Art. 7 DSGVO erteilte Einwilligung, beginnt die maßgebliche Löschfrist von drei Jahren sowohl für die Einwilligung als auch den Widerruf am Ende des Jahres, in dem die betroffene Person den Widerruf erklärt hat. Der Verantwortliche muss gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO jederzeit nachweisen können, dass die Einwilligung erteilt wurde. Das bedeutet, dass die einmal erteilte Einwilligung (z. B. zur Zusendung von werblichen Newslettern) teilweise über Jahrzehnte aufbewahrt werden muss.
Zu beachten ist darüber hinaus, dass es sich bei den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig um Mindestfristen handelt. Insbesondere mit Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV-E) bedeutet das, anders als § 147 Abs. 3 Satz 1 i. V. m. Abs. 1 Nr. 4 AO vermuten lässt, dass Rechnungen keinesfalls nach acht Jahren gelöscht werden dürfen. Diese acht Jahre stellen eine Mindestaufbewahrungsfrist dar. Eine mögliche Löschfrist weicht vielfach von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ab. Ein Beispiel bezogen auf die Neuregelung des § 147 Abs. 3 Satz 1 i. V. m. Abs. 1 Nr. 4 AO:
Rechnungen bilden die Grundlage für die Finanzbuchführung. Die Finanzbuchführung wiederum ist Grundlage für die Erstellung der Bilanz. Die Richtigkeit der Bilanz kann allerdings nur nachgewiesen werden, wenn die Grundlagen dazu, eben gerade die Finanzbuchführung korrekt waren. Dieser Nachweis kann aber nur gelingen, wenn die Richtigkeit der Finanzbuchführung noch nachgewiesen werden kann. Deren Grundlage sind die Rechnungen, so dass diese erst wesentlich später, nämlich frühestens am Ende des 14. Jahres gelöscht oder vernichtet werden können, das dem Jahr folgt, in dem die Bilanz erstellt wurde (§§ 147 Abs. 1, 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO). Es ist dabei zu beachten, dass die Bilanz nicht immer im Folgejahr erstellt wird, aus dem die Rechnungen stammen bzw. in dem die maßgebliche Finanzbuchführung erstellt wurde. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr oder bei Fristverlängerung erfolgt die Bilanzerstellung teilweise mehrere Jahre verzögert. Es soll daher im Einzelfall geprüft werden, wann die Rechnungen eines Kalenderjahrs tatsächlich gelöscht oder vernichtet werden dürfen.
Löscht man Rechnungen gemäß § 147 Abs. 3 Satz 1 AO nach acht Jahren, ist eine ggf. notwendige Exkulpation hinsichtlich einer leichtfertigen Steuerverkürzung, einer Steuerhinterziehung, einer schweren oder besonders schweren Steuerhinterziehung nicht mehr möglich.
In einer Stellungnahme zum Gesetzentwurf (Deutscher Bundestag, Drucksache 20/11306, vom 08.05.2024) wies die BStBK mit Schreiben vom 31.05.2024 explizit darauf hin, dass die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, bei genauer Betrachtung nicht vollständig durchdacht ist. Die, ab 01.01.2025 wirksame, Gesetzesänderung kann somit zu Missverständnissen hinsichtlich der tatsächlich notwendigen Aufbewahrung führen.
Die genannten acht Jahre aus § 147 Abs. 3 Satz 1 i. V. m. Abs. 1 Nr. 4 AO sind in der Praxis unbeachtlich.
In sehr wenigen Fällen gibt es hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen eine Maximalfrist.
Beispielsweise sind Aufzeichnungen und sonstige Belege, die die Identität einer natürlichen oder juristischen Person belegen, gemäß § 8 Abs. 4 Satz 1 und 3 GWG mindestens fünf Jahre länger aufzubewahren, als die Geschäftsbeziehung bestand (= Mindestfrist). Längsten zehn Jahre nachdem die Geschäftsbeziehung endete (= Maximalfrist), sind die Aufzeichnungen und Belege endgültig zu löschen (§ 8 Abs. 4 Satz 2 GWG).
Hinweis:
Sowohl für elektronische Rechnungen als auch analoge Rechnungen (z. B. in Papierform) sind stets dieselben Aufbewahrungsfristen zu beachten.
Hinweis:
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt für personenbezogene Daten vor, dass diese nach Erreichen des Verarbeitungszwecks gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. b) i. V. m. Art. 17 DSGVO gelöscht werden müssen, wenn keine Rechtfertigungsgründe gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO vorliegen, die eine weitere Verarbeitung erlauben oder sogar vorschreiben.
Nach alledem ist daher dringend zu empfehlen, im Unternehmen ein sogenanntes Löschkonzept für die Löschung von (personenbezogenen) Daten zu erstellen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Daten nicht zu früh oder zu spät gelöscht werden.
Der Steuerpflichtige hat im Rahmen der Aufbewahrung die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten, die im Folgenden in den Grundzügen dargestellt werden:
- Die Aufbewahrungspflicht besteht bei Aufzeichnungspflicht.
- Die Aufbewahrung der Unterlagen muss geordnet erfolgen, d. h. im Zusammenhang mit dem jeweils betroffenen Geschäft/Sachverhalt.
- Die Aufbewahrung der Unterlagen hat grundsätzlich im Original zu erfolgen (da die Finanzbehörde deren Vorlage verlangen kann (§§ 97 Abs. 1 i. V. m. 158 AO, z. B. Zuwendungsbestätigung (= Spendenbescheinigung), Kapitalertragssteuerbescheinigung).
- Die Archivierung ist gemäß § 146a AO auch in elektronischer Form möglich (Ausnahmen: Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz, Zollunterlagen, sofern es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt).
- Die Aufbewahrung auf Bild- oder auf anderen Datenträgern ist zulässig, wenn
- dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entspricht,
- die Unterlagen dadurch nicht verfälscht werden,
- jederzeit lesbar und maschinell ausgewertet werden können,
- der Unternehmer während der Aufbewahrungsfrist alle Hilfsmittel zur Lesbarmachung und maschinellen Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung zur Verfügung stellt.
- Elektronische Unterlagen (s. dazu auch GoBD 2019 vom 28.11.2019 einschließlich der Änderungen bis zum 11.03.2024) sind grundsätzlich in elektronischer Form aufzubewahren – maß-gebend ist die Funktion der Unterlagen.
Hinweis:
Elektronische Unterlagen müssen gegen Unveränderbarkeit und Datenverlust gesichert und im Original aufbewahrt werden! Die Verfahrensdokumentation zur elektronischen Archivierung und Datensicherung (auch der Unterlagen) ist also abhängig von der Komplexität des eingesetzten DV-Systems. Aufgrund des Wachstumschancengesetz dürfen elektronische Unterlagen nur noch dann auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation nur bis maximal 31.12.2027 digitalisiert werden, wenn es sich dabei um keine Rechnungen handelt.
Mit dem am 28.12.2016 verkündeten Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl. I 2016, 3152, sog. Kassengesetz) wurde § 146a AO eingeführt. Die Norm betrifft die Bücher und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme. Dazu hat die Finanzverwaltung in der Kassensicherungsverordnung (KassSichV, BGBl. I 2017, 3515) sowie in den BMF-Schreiben vom 29.05.2018, BStBl. I 2018, 699, vom 19.06.2018 (BStBl. I 2018, 706) und vom 17.06.2019 (BStBl. I 2019, 518) detaillierte Anwendungsvorschriften erlassen. Auf Einzelheiten kann hier nicht eingegangen werden. Mit Schreiben vom 06.11.2019 (BStBl. I 2019, 1010) hat das BMF die Frist für die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, sog. TSE (Kassensicherungssystem), demzufolge jeder Geschäftsvorfall einzeln erfasst werden muss (es sei denn, es handelt sich um offene Ladenkassen und Taxameter), bis zum 30.09.2020 in Gestalt einer Nichtbeanstandungsfrist verlängert. Unbare Geschäftsvorfälle eines Monats müssen lt. GoBD 2019 innerhalb von zehn Tagen, bare Geschäftsvorfälle (entsprechend den Anforderungen des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO) täglich in Grundbüchern dokumentiert werden. Korrektur-/Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.
Die Finanzverwaltung kann von einem Steuerpflichtigen im Rahmen einer Außenprüfung die Einsicht in die mittels Datenverarbeitungssystem erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung des Datenverarbeitungssystems, d. h. die maschinelle Auswertung der Daten oder einen Datenträger (z. B. USB-Stick, CD) mit den verlangten Daten anfordern. Beim Systemwechsel oder einer Datenauslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht es gem. § 147 Abs. 6 Satz 6 AO, Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO i. d. F. des Bürokratieabbaugesetzes III mit Wirkung seit dem 01.01.2020 aus, einen Datenträger fünf Jahre (zuvor: zehn Jahre) mit den gespeicherten Steuerunterlagen vor-zuhalten für Daten, deren Aufbewahrungsfrist am 01.01.2020 beginnt. Elektronische Rechnungen müssen gemäß § 14 Abs. 1 Satz 5 Nr. 1 UStG zwingend der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.
Das Format kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger gemäß § 14 Abs. 1 Satz 5 Nr. 2 UStG auch vereinbart werden, wenn das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach § 14 Abs. 1 Satz 5 Nr. 1 UStG entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Hinweis:
Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wird gemäß § 14 Abs. 1 und 2 UStG bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen (= B2B-Bereich) die elektronische Rechnung (E-Rechnung oder auch eRechnung) ab dem 01.01.2025 verpflichtend.
Danach müssen Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen (vgl. BMF-Schreiben vom 15.10.2024 RdNr. 40).
Übergangsregelungen gelten gemäß § 27 Abs. 38 UStG nur für die Ausstellung von E-Rechnungen. Spätestens mit Ablauf des Kalenderjahrs 2027 müssen demnach alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen schreiben und empfangen können (vgl. BMF-Schreiben vom 15.10.2024 RdNr. 62 – 65).
Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB
Nach § 257 HGB sind Kaufleute zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen verpflichtet. Wie in § 147 AO ist auch in § 257 HGB dabei zwischen zehn-, acht- und sechsjährigen Aufbewahrungspflichten zu unterscheiden:
| Zehn Jahre: |
|
| Acht Jahre: | Rechnungen (VORSICHT) |
| Sechs Jahre: |
|
Hinweis:
Unter den Begriff Handelsbriefe fallen alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Somit ist nicht nur derjenige Schriftverkehr zu archivieren, der sich auf den Geschäftsabschluss bezieht, sondern auch den diesen vorbereitende Schriftstücke und Schriftstücke zur Durchführung und ggf. Rückgängigmachung des Handelsgeschäfts.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument entstanden ist.
Die Archivierung ist als Bild- oder Datenträger zulässig unter Beachtung der GoB und der GoBD (s. dazu Ausführungen unter →Kapitel 2.1).
Nach § 19a EGAO i. d. F. JStG 2019 gilt § 147 Abs. 3 AO erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO in der bis zum 31.12.2020 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist.
Hinweis:
Wie bereits zu § 147 Abs. 3 Satz 1 AO ausgeführt, ist eine Exkulpation hinsichtlich leichtfertiger Steuerverkürzung, Steuerhinterziehung, schwerer Steuerhinterziehung oder einer besonders schweren Steuerhinterziehung nicht mehr möglich, wenn Rechnungen gemäß § 257 Abs. 4 i. V. m. Abs. 1 Nr. 4 HGB bereits nach acht Jahren vernichtet oder gelöscht werden.
Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG
Eine spezielle Aufbewahrungspflicht für alle zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmer – auch zur Umsatzsteuerpflicht optierende Kleinunternehmer – enthält § 14b UStG bezüglich Rechnungen. Archiviert werden müssen:
- Ein Doppel der Rechnung, d. h. alle Durch-, Ab- oder Zweitschriften aller Ausgangsrechnungen, die der Unternehmer selbst oder die ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung aus-gestellt hat.
- Die Originale aller Eingangsrechnungen – betreiben mehrere Personen das Unternehmen – hat einer von ihnen jeweils das Original aufzubewahren, die Übrigen eine Kopie.
- Die Elektronische Aufbewahrung der Rechnungen ist möglich. Voraussetzung (s. § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG, UStAE 14b.1) ist die Gewährleistung der
- Echtheit ihrer Herkunft
- Unversehrtheit des Inhalts und
- Lesbarkeit
Ggf. sind auch die entsprechenden Nachweise aufzubewahren (qualifizierte elektronische Signatur). Elektronische Rechnungen müssen zwingend elektronisch archiviert (Aufbewahrung in Papierform oder ausgedruckt reicht nicht!) und in dem Format abgespeichert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Bei Umwandlung in ein betriebsinternes Format müssen beide Dateien miteinander verknüpft werden. Werden Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail gesendet (z. B. als PDF-Datei), muss die elektronische Rechnung archiviert werden, nicht aber die E-Mail selbst; diese hat dann lediglich die Funktion eines Briefumschlags.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre, seit dem 01.01.2020 fünf Jahre nach Systemwechsel oder Datenauslagerung bei Vorhaltung elektronisch gespeicherter Steuerunterlagen für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 01.01.2020 beginnt.
Auch Nichtunternehmer bzw. Unternehmer, welche die Leistung für den nichtunternehmerischen Bereich verwenden, trifft eine Aufbewahrungspflicht, wenn sie steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück bezogen haben; alle einschlägigen und beweiskräftigen Unterlagen sind davon betroffen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Für sie gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.
Fristbeginn ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Aufbewahrungsort ist grundsätzlich das Inland – bzw. bei elektronischen Rechnungen das Gemeinschaftsgebiet (dann hat der Unternehmer den Aufbewahrungsort den Finanzbehörden mitzuteilen); seit dem 01.01.2009 können Rechnungen auch außerhalb des Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahrt werden – ebenfalls unter Angabe des Standorts des DV-Systems. Im EU-Ausland ansässige Unternehmer müssen den Standort des DV-Systems im Gemeinschaftsgebiet angeben und den Finanzbehörden die o. a. Unterlagen auf Verlangen zur Verfügung stellen (§ 14b Abs. 1 und 2 UStG). Nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer trifft eine Aufbewahrungspflicht nach den Bestimmungen des Ansässigkeitsstaates; hier reichen der Finanzverwaltung Rechnungskopien (UStAE 14b.1 Satz 9).
Bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht wird eine Ordnungswidrigkeit begangen, die gemäß § 26a Abs. 2 Nr. 2 i. V. m. Abs. 3 UStG mit Geldbuße bis zu 5.000 Euro sanktioniert wird (UStAE 14b.1 Abs. 10 Satz 1).
Aufbewahrungspflicht nach § 28f SGB IV i. V. m. § 8 BVV
Nach § 28f SGB IV haben alle Unternehmer die Entgeltunterlagen aller Beschäftigten eines Unternehmens – geordnet und getrennt nach Kalenderjahren – in deutscher Sprache zu führen und aufzubewahren. Einzelheiten sind in § 8 der Beitragsverfahrensordnung – BVV – geregelt, auf deren Inhalt an dieser Stelle verwiesen wird.
Die Entgeltunterlagen sind gemäß § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung (gemäß § 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.
Die Aufbewahrungspflicht nach § 17 MiLoG
Diese Aufbewahrungspflicht trifft Arbeitgebende, die Arbeitnehmende nach § 8 Abs. 1 SGB IV (Minijobber) oder in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen beschäftigen. Sie umfasst Beginn, Ende und Dauer der jeweils täglichen Arbeitszeit – Ausnahmen bestehen laut
- MiLoDokV betr. die stufenweise Einschränkung der Aufzeichnungspflichten und
- MiLoAufzV betr. Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht.
Die Pflicht zur Aufzeichnung endet mit Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG).
Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG – beginnend mit dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
Die vorgenannten Grundsätze finden gemäß § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG auf Entleihende von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern von einem Arbeitnehmerverleiher entsprechend Anwendung, wenn die Arbeitnehmer in einem der in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige tätig werden (sollen).
Aufbewahrungspflicht gem. § 28 KSVG
In der Vorschrift werden Art, Umfang und Aufbewahrungsdauer derjenigen Aufzeichnungen geregelt, welche die zur Künstlersozialabgabe Verpflichteten über gezahlte Entgelte i. S. d. § 25 KSVG führen müssen. Auf den Inhalt der Vorschrift wird verwiesen. Die Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufzubewahren (§ 28 Abs. 1 Satz 3 KSVG).
Aufbewahrungspflicht gem. § 27 MuSchG
Arbeitgebende trifft zum Schutz von schwangeren oder stillenden Frauen eine Benachrichtigungspflicht gegenüber den zuständigen Aufsichtsbehörden gemäß § 27 Abs. 1 MuSchG. Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sind zur Dokumentation gemäß § 27 Abs. 3 MuSchG verpflichtet. Diese Aufzeichnungen sind gemäß § 27 Abs. 5 MuSchG bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren.
Aufbewahrungsfristen nach der DSGVO
Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies der jeweilige Zweck erfordert, für den sie erhoben wurden. Dies ergibt sich aus den Grundsätzen der Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e) DSGVO, der Zweckbindung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Danach sind die personen-bezogenen Daten grundsätzlich zu löschen. Die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung, wie sie sich z. B. aus § 257 HGB oder § 147 AO (oder auch aus § 16 Abs. 2 ArbZG, § 19 Abs. 1 AEntG, § 17 MiLoG, § 27 MuSchG) ergibt, ist Rechtsgrundlage im Sinn des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Daten dürfen zum Zweck der Aufbewahrung gespeichert werden. Auch hierbei sind die Vorgaben der Datenminimierung zu beachten, so dass nur die Daten aufbewahrt werden, die von der jeweiligen Aufbewahrungspflicht erfasst sind.
Unterliegt das Unternehmen den gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung, so kann eine betroffene Person ihren Löschanspruch aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO nicht durchsetzen. Das betroffene Unternehmen kann sich aufgrund der o. g. gesetzlichen Aufbewahrungspflichten i. V. m. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO darauf berufen, die Daten der betroffenen Person weiter zu verarbeiten, insbesondere unverändert zu speichern (Art. 18 Abs. 2 DSGVO).
Soweit Daten ausschließlich zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten gespeichert bleiben, empfiehlt sich eine Trennung von den aktiv genutzten Daten, um eine zweckwidrige Nutzung auszuschließen. Bestehen diese in Papierform, kann eine Ablage sortiert nach Jahren erfolgen. Bei nicht elektronisch gespeicherten Daten ist ggf. die Ausnahmevorschrift des § 35 BDSG zu beachten, wenn wegen der besonderen Art der Speicherung nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand die Löschung umsetzbar und das Löschungsinteresse des Betroffenen gering wäre.
Praxistipp:
Zur Dokumentation der Einhaltung des Datenschutzrechts sollten die Verantwortlichen die Fristen für die Löschung oder regelmäßige Überprüfungen der Datenbestände vorsehen – idealerweise in einem Löschungskonzept und ergänzend im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO. Denn dadurch wird auch der Rechenschaftspflicht bezogen auf Speicherung und Löschung personenbezogener Daten entsprochen.
Spezielle Aufbewahrungsfristen
| Lohn- und Gehaltskonten inkl. Buchungsbelegen für die Finanzbuchführung | 10 Jahre nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung |
| Lohnsteuer-Anmeldung | 6 Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
| Lohn- und Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 6 Jahre mit Ablauf der letzten Aufzeichnung |
| Lohnsteuerkarte | bis Ende des Kalenderjahres bzw. Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
| Aushilfen-Abrechnung | 10 Jahre nach Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
| Personalakten | 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
| Betriebliche Altersvorsorge | Aufzeichnungen über das Bestehen des Rechtsanspruchs 30 Jahre nachdem die oder der Berechtigte den Anspruch erstmals geltend macht (§ 18 a BetrAVG) |
| Bewirtungsbelege | 10 Jahre |
| Arbeitszeitverzeichnisse | Branchenabhängig, z. B. Bäckerei: 1 Jahr, Papierindustrie 2 Jahre |
| Heimarbeit | Entgeltbelege: 3 Jahre Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres, der Erstellung |
| Beschäftigung von Jugendlichen | Ärztliche Bescheinigung bis Vollendung des 18. Lebensjahr oder Ende der Beschäftigung; personenbezogene Unterlagen: 2 Jahre |
Längere Aufbewahrungsfristen – Empfehlungen
Unterlagen sollten ggf. auch über die o. a. Aufbewahrungsfrist hinaus archiviert werden. Das gilt z. B. für den Fall der vorläufigen Steuerfestsetzung, da die Festsetzungsfrist (i. d. R. vier Jahre) für eine solche die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigen kann. Die Festsetzungsfrist beginnt am 01.01. nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht worden ist. Die Festsetzungsfrist verlängert sich
- auf fünf Jahre bei Feststellung einer „leichtfertigen Steuerverkürzung gem. §§ 169 Abs. 2 Satz 2 i. V. m.. 376 AO,
- auf 15 Jahre bei Feststellung einer Steuerhinterziehung gem. §§ 169 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. 376 Abs. 1 HS 1 AO. Maßgeblich für den Beginn dieser langen Aufbewahrungsfrist ist der Erfolgs-eintritt gemäß § 78a StGB.
- Auf 37,5 Jahre bei besonders schwerer Steuerhinterziehung nach § 376 Abs. 3 AO. Maßgeblich für den Beginn dieser außergewöhnlich langen Aufbewahrungsfrist ist der Erfolgseintritt gemäß § 78a StGB.
Folge: Ggf. beträgt die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen 14 Jahre, z. B. für solche den vorläufigen Steuerbescheid für den Veranlagungszeitraum 2015 betreffend: bis 2029! Es handelt sich dabei um die sogenannte Ablaufhemmung gemäß § 169 Abs. 2 Nr. 2 AO.
Liste mit den wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente
| Dokumente | am 01.01.2025 frühestens zu entsorgen | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abschlagszahlungen | 2014 | 10 |
| Abschlussbelege/-konten/-rechnungen | 2014 | 10 |
| Abschreibung/Abwertungen | 2014 | 10 |
| Abtretungserklärungen | 2014 | 6 |
| Akkreditive | 2018 | 6 |
| Aktenvermerke (soweit steuerlich relevant) | 2018 | 6 |
| Änderungsnachweise EDV-Buchführung | 2014 | 10 |
| An-/Ab- und Ummeldung Krankenkasse | 2018 | 6 |
| Angebote (erhaltene und Kopien versandter Angebote) | 2018 | 6 |
| Angestelltenversicherungsunterlagen | 2018 | 6 |
| Anhang | 2014 | 10 |
| Anlagevermögen →Inventar/Inventur | ||
| Anleihebücher | 2018 | 6 |
| Anzahlungsunterlagen | 2018 | 6 |
| Arbeitgeberzuschusskarten | 2018 | 6 |
| Arbeitnehmersparzulage-Verträge | 2018 | 6 |
| Arbeitsanweisungen | 2014 | 10 |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen | 2018 | 6 |
| Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) | 2018 | 6 |
| Auftragsbücher | 2018 | 6 |
| Auftragskostenbelege inkl. Auftragszettel | 2014 | 10 |
| Aufzeichnungen (geschäftliche) | 2014 | 10 |
| Ausfuhrunterlagen | 2018 | 6 |
| Außendienstabrechnungen (Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| Außenhandelsunterlagen | 2018 | 6 |
| Bankbelege | 2014 | 10 |
| Bankbürgschaft | 2018 | 6 |
| Bareinkaufs/-verkaufsrechnungen | 2014 | 10 |
| Bauunterlagen (ggf. abhängig von Lebensdauer des Bauwerks) | 2018 | 6 |
| Beförderungsunterlagen | 2018 | 6 |
| Beherrschungsverträge | 2014 | 10 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion | 2014 | 10 |
| Bestandsverzeichnis inkl. Ermittlung und Berichtigungen | 2014 | 10 |
| Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) | 2018 | 6 |
| Betriebskostenrechnungen | 2014 | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte | 2018 | 6 |
| Betriebsunfall-Unterlagen | 2018 | 6 |
| Bewertungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Bewirtungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Bilanzen inkl. Bücher, Konten, EDV-Bilanzprotokollen, Lageberichte | 2014 | 10 |
| Bons (s. auch →Kapitel 2.1 KassenG) | 2014 | 10 |
| Bruttoerlöse (Nachweise) | 2018 | 6 |
| Bruttolohnlisten, -streifen | 2018 | 6 |
| Buchführungsunterlagen, -programme sowie -belege | 2014 | 10 |
| Bürgschaftsunterlagen | 2018 | 6 |
| Clearingauszüge | 2018 | 6 |
| Clearingbelege | 2014 | 10 |
| Darlehenskonto | 2014 | 10 |
| Darlehensunterlagen | 2014 | 10 |
| Datensicherungen (→Kapitel 2.1 GoBD 2019) | 2014 | 10 |
| Daueraufträge | 2018 | 6 |
| Debitoren-Konten | 2014 | 10 |
| Depotunterlagen (soweit kein Inventar) (Auszüge, Bestätigungen) | 2014 | 10 |
| Devisenunterlagen | 2018 | 6 |
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 2014 | 10 |
| EDV-Journal, Änderungsnachweise, Bilanzprotokolle für die EDV, Dokumentation für Programme und Systeme, Fehlerprotokolle | 2014 | 10 |
| Effektenbuch und -kassenquittungen | 2014 | 10 |
| Einfuhrunterlagen | 2018 | 6 |
| Eingangsrechnungen | 2014 | 10 |
| Eingliederungsverträge | 2014 | 10 |
| Einheitswert-Unterlagen | 2018 | 6 |
| Einkaufsbücher | 2014 | 10 |
| Einnahmenüberschussrechnung | 2014 | 10 |
| Einzahlungsbelege | 2014 | 10 |
| Energieverbrauchsunterlagen | 2018 | 6 |
| Erlösjournale | 2014 | 10 |
| Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege!) | 2018 | 6 |
| Exportunterlagen | 2018 | 6 |
| Expressauslieferungsbücher | 2014 | 10 |
| Fahrtenbücher | 2014 | 10 |
| Fahrtkostenerstattungen (Buchungsbeleg) | 2014 | 10 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit kein Buchungsbeleg) | 2018 | 6 |
| Fernschreiben (Handelsbriefe) | 2018 | 6 |
| Finanzberichte | 2018 | 6 |
| Frachtbriefe und -unterlagen | 2018 | 6 |
| Freistemplerabrechnungen | 2014 | 10 |
| Fremdenbücher (Hotel-/Pensionsgewerbe) | 2014 | 10 |
| Fürsorgeunterlagen | 2018 | 6 |
| Gebrauchsmusterunterlagen | 2018 | 6 |
| Gehaltsabrechnungen (als Buchungsbeleg) | 2014 | 10 |
| Gehaltskonten | 2014 | 10 |
| Gehaltslisten, -quittungen, -vorschusskonten | 2014 | 10 |
| Geschäftsberichte | 2014 | 10 |
| Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen und Gutschriften) | 2018 | 6 |
| Geschenke (Nachweise) | 2014 | 10 |
| Gesellschaftsverträge und Gesellschafterversammlungsprotokolle mit Unterlagen | 2014 | 10 |
| Gewährleistungsverpflichtungen (Unterlagen) | 2018 | 6 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 2014 | 10 |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 2014 | 10 |
| Gewinnabführungsverträge | 2014 | 10 |
| Gewinnfeststellungen | 2018 | 6 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Grundbuchauszüge | 2014 | 10 |
| Grundstücksunterlagen | 2018 | 6 |
| Gutachten | 2014 | 10 |
| Gutschriftanzeigen | 2014 | 10 |
| Handelsbriefe | 2018 | 6 |
| Handelsbücher | 2014 | 10 |
| Handelsregisterauszüge | 2014 | 10 |
| Hauptabschlussübersicht | 2014 | 10 |
| Hauptversammlungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Hinterlegungsscheine | 2018 | 6 |
| Hypothekenpfandbriefe | 2018 | 6 |
| Importrechnungen | 2014 | 10 |
| Importunterlagen | 2018 | 6 |
| Inkassobücher | 2014 | 10 |
| Inventar- und Inventurunterlagen | 2014 | 10 |
| Investitionsabrechnungen | 2018 | 6 |
| Investitionszulagen-Unterlagen | 2018 | 6 |
| Jahresabschlüsse inkl. Anhang, Erläuterungen | 2014 | 10 |
| Jubiläen (Unterlagen) | 2014 | 10 |
| Kalkulationsunterlagen | 2014 | 10 |
| Kantinenunterlagen | 2014 | 10 |
| Kapitalerhöhung (Unterlagen) | 2018 | 6 |
| Kassenberichte, -bücher, – blätter, -zettel (Buchungsbelege) s. auch →Kapitel Kreditoren-KontenKassenG | 2014 | 10 |
| Kaufverträge | 2018 | 6 |
| Kommissionslisten | 2018 | 6 |
| Konnossemente | 2018 | 6 |
| Kontenunterlagen | 2014 | 10 |
| Kostenartenpläne | 2014 | 10 |
| Kostenstellenpläne, Kostenträgerrechnung | 2014 | 10 |
| Kostenvoranschläge | 2018 | 6 |
| Kreditoren-Konten | 2014 | 10 |
| Kreditunterlagen (Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 2018 | 6 |
| Kurssicherungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Kurzarbeitergeld (Anträge und Listen) | 2018 | 6 |
| Ladescheine | 2014 | 10 |
| Lagerbuchführungen | 2014 | 10 |
| Lagerprotokolle | 2018 | 6 |
| Lastschriftanzeigen | 2014 | 10 |
| Leasingunterlagen | 2018 | 6 |
| Leergutabrechnungen | 2018 | 6 |
| Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise) | 2014 | 10 |
| Lieferscheine (wenn Buchungsunterlage) | 2014 | 10 |
| Liquidation GmbH (Bücher und Schriften) | 2014 | 10 |
| Lizenzunterlagen | 2014 | 10 |
| Lohnbelege, -listen, -steuerunterlagen, -vorschusskonten (→Kapitel 2.8) | 2014 | 10 |
| Lohnkonto, -unterlagen (→Kapitel 2.8) | 2018 | 6 |
| Luftfrachtbriefe | 2018 | 6 |
| Mahnungen und Mahnbescheide | 2018 | 6 |
| Maklerschlussnoten | 2018 | 6 |
| Materialabrechnungen | 2014 | 10 |
| Materialbeanstandungen | 2018 | 6 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsende) | 2018 | 6 |
| Montageversicherungsakten | 2014 | 10 |
| Mutterschaftsgeld (Unterlagen) | 2014 | 10 |
| Nachkalkulationen | 2014 | 10 |
| Nachnahmebelege | 2014 | 10 |
| Nachnahmebelege (soweit kein Buchungsbeleg) | 2018 | 6 |
| Nebenbücher | 2014 | 10 |
| Nutzugsflächenermittlung | 2014 | 10 |
| Obligationen | 2018 | 6 |
| Offenbarungseid →Zwangsvollstreckungen | ||
| Offene-Posten-Listen | 2014 | 10 |
| Organschaftsverträge und -abrechnungen | 2014 | 10 |
| Pachtunterlagen, -verträge (soweit Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe nach Vertragsablauf) | 2018 | 6 |
| Patentunterlagen | 2018 | 6 |
| Patientenakten in Krankenhäusern | 1994 | 30 |
| Patientenunterlagen in Arztpraxen | 2014 | 10 |
| Pensionskassenunterlagen und Pensionsrücklagen (Unterlagen) | 2014 | 10 |
| Personalunterlagen →Kapitel 2.4, 2.5 und 2.8, →Zwangsvollstreckungen | ||
| Pfandleihbücher | 2014 | 10 |
| Pfändungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Portokassenbücher | 2014 | 10 |
| Postquittungsbücher | 2014 | 10 |
| Prämienunterlagen (soweit Belege) | 2014 | 10 |
| Preislisten (soweit Belege) | 2014 | 10 |
| Preislisten/-vereinbarungen | 2016 | 6 |
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| Protokolle, soweit sie Beschlüsse enthalten (drei Jahre länger als der am längsten geltende Beschluss seine Gültigkeit verlor) | 2021 | 3 |
| Provisionsabrechnungen | 2014 | 10 |
| Prozessakten | 2014 | 10 |
| Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) | 2014 | 10 |
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 2014 | 10 |
| Quittungen (soweit Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Rechnungen/Rechnungsunterlagen (s. auch →Kapitel 2.3) | 2014 | 10 |
| Registrierkassenstreifen (soweit Buchungsbeleg), s. auch →Kapitel 2.1 KassenG/KassSichVO | 2014 | 10 |
| Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) | 2018 | 6 |
| Reisekostenabrechnungen | 2014 | 10 |
| Repräsentationsaufwendungen | 2014 | 10 |
| Rückwareneingangsjournale | 2018 | 6 |
| Schadensmeldungen und -unterlagen (soweit keine Buchungsbelege) | 2018 | 6 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit keine Buchungsbelege) | 2018 | 6 |
| Schreiben/Schriftwechsel (Handelsverkehr), auch innerbetrieblich | 2018 | 6 |
| Schuldtitel | 2014 | 10 |
| Sicherungsübereignungen | 2018 | 6 |
| Skontounterlagen | 2014 | 10 |
| Sondergutschriften | 2014 | 10 |
| Sozialpläne | 2018 | 6 |
| Sozialversicherungsunterlagen | 2018 | 6 |
| Sparprämienanträge | 2018 | 6 |
| Spendenbescheinigungen | 2014 | 10 |
| Steuerbescheide/-erklärungen/-unterlagen | 2014 | 10 |
| Stornobelege | 2014 | 10 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen) | 2014 | 10 |
| Strahlenschutzunterlagen im Übrigen | 1994 | 30 |
| Stundenlohnzettel (Buchungsbeleg) | 2014 | 10 |
| Telefonkosten (Buchungsbeleg) | 2014 | 10 |
| Transportschadenunterlagen | 2018 | 6 |
| Trennungsgeldermittlungen (Unterlagen) | 2014 | 10 |
| Überstundenlisten | 2014 | 10 |
| Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -vergütungen | 2014 | 10 |
| Umwandlungsunterlagen (soweit nicht als Bilanz) | 2018 | 6 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 2018 | 6 |
| Verbandbuch | 2019 | 5 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 2014 | 10 |
| Vermögensverzeichnis | 2014 | 10 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Verträge) (s. auch →Kapitel 2.8) | 2018 | 6 |
| Verrechnungskonten, -preise (Unterlagen) | 2014 | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 2014 | 10 |
| Verschiffungsunterlagen (als Buchungsbeleg) | 2014 | 10 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 2018 | 6 |
| Versteigerungsunterlagen | 2018 | 6 |
| Verträge (soweit kein Buchungsbeleg) | 2018 | 6 |
| Vertreterunterlagen | 2018 | 6 |
| Viehregister | 2014 | 10 |
| Vollmachten | 2018 | 6 |
| Vorauszahlungsbelege | 2014 | 10 |
| Vorschusskonten und -listen (Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbeleg) | 2014 | 10 |
| Warenabgabescheine und Warenverkehrsbescheinigungen | 2018 | 6 |
| Warenbestandsaufnahmen | 2014 | 10 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 2014 | 10 |
| Wechsel als Buchungsbeleg, Wechselobligation | 2014 | 10 |
| Weihnachtsgratifikation | 2014 | 10 |
| Werbegeschenke (Nachweise) | 2014 | 10 |
| Werkzeugkosten (Belege), Werkzeugregister (Inventar) | 2014 | 10 |
| Wertberichtigungsscheine | 2014 | 10 |
| Wertpapierkurse (Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| Zahlungsanweisungen/-belege | 2014 | 10 |
| Zinsabrechnungen (Buchungsbeleg) | 2014 | 10 |
| Zinsberechnungen (soweit Buchungsbelege) | 2014 | 10 |
| Zinsberechnungen | 2018 | 6 |
| Zollbelege inkl. Carnet-Belege; Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 i. V. m. Art. 163 UZK (s. § 147 AO idf. Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens) | 2014 | 10 |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 2014 | 10 |
| Zuschüsse des Arbeitgebers (Unterlagen) | 2014 | 10 |
| Zustellungsbelege | 2018 | 6 |
| Zwangsvollstreckung (Titel) | 1994 | 30 |
| Zwangsvollstreckung (Akten) | 2019 | 5 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
| Abrechnungsunterlagen | 2014 | 10 |
Diese Fristen sind in den Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden – AufbewBest – geregelt.
Keine Aufbewahrungspflicht (Geschäftsunterlagen)
Nicht aufbewahrt werden müssen folgende Geschäftsunterlagen:
- Ergebnis-/auftragslose Angebotsschreiben
- Anwesenheitslisten (sofern nicht Bestandteil der Lohnbuchführung)
- Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen,
- interne Kosten-, Kontroll- und Verrechnungsangebote
- Finanzpläne, Umsatzerwartungsberichte etc., da rein statistischer Charakter
- Steuerliche irrelevante Kalkulationen
- Preis- und Angebotslisten